Uno strumento per guidare i progetti di cambiamento

Il web, l’editoria e i giornali sono pieni zeppi di articoli  sull’importanza del Change Management, inteso come lo strumento di comunicazione e formazione che permette di gestire il cambiamento. Ma ci siamo mai chiesti perché gestire il cambiamento? E soprattutto, pensiamo davvero che sia possibile portare tutte le persone nello stesso momento, nello stesso modo, con gli stessi strumenti ad accettare pacificamente e felicemente un cambiamento?
Controllare e gestire il cambiamento è possibile?
A giudicare dalla percentuale di progetti di cambiamento falliti nelle  PMI, circa il 60%, forse è un’ostinazione poco proficua.

Non vogliamo cadere in giudizi. Nessuno mette in discussione le competenze dei manager e le capacità delle risorse che purtroppo ricadono in quella percentuale: a nostro avviso il risultato atteso non è stato raggiunto  perché si puntava su un asset e uno strumento sbagliato.

È inutile: controllare il cambiamento non è possibile, e non è quello che deve fare una persona che voglia fare Change Management.

Meglio cambiare, no?

“Meglio cambiare no?” un celebre spot televisivo di una nota compagnia telefonica chiudeva così il suo invito ai potenziali clienti. Peccato che, invece, nella realtà le persone non siano così disposte a cambiare!

È del tutto normale che le persone resistano e si oppongano a qualsiasi richiesta di cambiamento: sta nella natura umana aver paura del cambiamento e far di tutto per rimanere all’interno di confini certi e sicuri. Per questo motivo la resistenza al cambiamento si osserva anche quando il cambiamento dovrebbe garantire un miglioramento rispetto alle condizioni attuali.

Negli anni Lenovys ha seguito numerosi progetti di trasformazione aziendale, volti a trasformare le aziende in Lean Lifestyle Company, ovvero aziende in cui risultati e benessere non sono in contrasto tra loro ma possono essere raggiunti contemporaneamente.

Per coniugare risultati e benessere, una Lean Lifestyle Company agisce su 4 aree principali:

  • Visionaria e pragmatica: Sa guardare lontano e sa realizzare rapidamente
  • Snella, Agile e digitale: Genera valore per sè, per i clienti e per la società senza sprechi di risorse.
  • Efficace e con team autonomi: Favorisce la risoluzione rapida dei problemi là dove nascono e sviluppa team autonomi e responsabili
  • Orientata al benessere: Favorisce uno stile di vita orientato al benessere fisico, mentale ed emozionale, dentro e fuori l’azienda.

Le persone e le aziende che hanno accettato il percorso di cambiamento verso una Lean Lifestyle Company hanno mostrato come sia possibile adottare un nuovo modo di lavorare in cui si ottengono contemporaneamente più risultati e più benessere (Vedi alcune storie sul sito di Luciano Attolico).

Eppure nonostante tutti ambiscano a ottenere più risultati e più benessere, anche in questi progetti di trasformazione si osserva una certa resistenza al cambiamento.

Non dobbiamo immaginarci proteste o manifestazioni, la resistenza al cambiamento è più sottile, se vogliamo più maliziosa:

  • È stata creata una nuova procedura funzionante?
    • ma gli attori continuano ad usare quella vecchia e comunicano a tutti che quella nuova non funziona
  • È stato creato un nuovo file standard per la gestione delle commesse?
    •  ma creo un file personale oppure utilizzo quello fuori sistema
  • Il mio responsabile non è più quello di prima?
    • ma continuo a riferirmi al vecchio responsabile

Sono mille i modi in cui possiamo individuare la resistenza al cambiamento, ed è per questo che il Change Management è fondamentale, superando il tradizionale Change Management fatto di controllo del cambiamento, e passando, invece, al presidio delle attività di Change, con un maggiore coinvolgimento delle persone, in linea con quanto si descrive nel manifesto delle Lean Lifestyle Company.
Avere una strategia di accompagnamento delle risorse, non elimina le resistenze, ma ci permette di ridurne notevolmente la manifestazione e di essere preparati a reagire con contromisure funzionali.

9 strumenti utili a presidiare il cambiamento. Scegli il tuo!

All’interno dei progetti il Change Management è diventato uno po’ lo specchietto per le allodole: troppo spesso accade che le giornate stimate vengano, invece, utilizzate per altre attività progettuali e le attività di accompagnamento al cambiamento siano ridotte a formazione e comunicazione.
Formazione e comunicazione sono di certo necessarie, ma possono essere sufficienti a soddisfare i cinque pilastri che ci devono guidare nel Change Management? Chiaramente no.

L’accompagnamento al cambiamento deve avere necessariamente una parte tecnica unita a una parte maggiormente soft e di relazione. Il Change Management deve fondersi con tutte le attività progettuali: se ben strutturato non supporta solo gli utenti del progetto, ma porta grande beneficio anche alle altre attività pianificate.
Ma quali sono dunque le attività concrete per presidiare il cambiamento?

Sono in tutto 9, e vengono rappresentate da questo schema che nei progetti di trasformazione Lenovys prende il nome di CAKE (Change by Activating Key Elements)

  1. Coinvolgimento degli stakeholder: Garantire commitment e costante allineamento da parte degli attori coinvolti nel progetto
  2. Piano di comunicazione: Amministrare il processo di comunicazione, rimodulandone l’organizzazione passo dopo passo
  3. Attivazione e gestione dei change agent: Ottenere alta penetrazione e coinvolgimento nel cambiamento attraverso i Change Agent
  4. Governance: Garantire il successo del progetto attraverso il monitoraggio ed il controllo di tutte le variabili del programma
  5. Risk Management: Individuare i rischi del programma definendo azioni preventive e se necessarie azioni correttive
  6. Analisi e gestione delle resistenze al cambiamento: Gestire le resistenze al cambiamento che potrebbero determinare dei blocchi al progetto
  7. Sviluppo competenze e capacità: Fornire agli utenti le competenze chiave per affrontare il cambiamento
  8. Adeguamento e ottimizzazione responsabilità: Chiarire e condividere le nuove responsabilità associate ai ruoli aziendali
  9. Habit Management: Garantire la sostenibilità del cambiamento attraverso nuove abitudini funzionali

Ormai è chiaro: non possiamo applicare gli stessi strumenti, le stesse attività in realtà diverse, e proprio per questo, la natura di cake è una natura dinamica, applicabile a qualsiasi progetto di cambiamento in azienda. A seconda della realtà o del contesto che incontriamo sarà possibile opzionare la “fetta” più funzionale per rispondere alle esigenze specifiche di quel contesto. Sarebbe un errore applicarle fin da subito tutte perché potrebbe portare a un eccesso di saturazione o, peggio, a una perdita di focus rispetto alle attività progettuali.

Non vogliamo ora andare a declinare nello specifico ciascuna di queste nove voci, perché sarà oggetto di altri articoli del blog, in uscita nei prossimi mesi.

Fino ad allora, ci raccomandiamo, non abbiate la presunzione di poter controllare il cambiamento, e scegliete “i giusti ingredienti”  per comporre la vostra torta a supporto del cambiamento 😊


Articolo a cura di:

Gianluca Ferrari

Principal Lenovys

Laureato in economia e psicologia clinica, ha maturato più di 20 anni di esperienza nel mondo della consulenza strategica e in particolare in progetti nazionali e internazionali di cambiamento organizzativo, talent acquisition, sviluppo della leadership, valorizzazione del potenziale. In qualità di Change Manager ha diretto progetti di definizione di modelli organizzativi funzionali al raggiungimento della strategia aziendale, di analisi degli impatti culturali dettati da ristrutturazioni societarie e passaggi generazionali. Ha lavorato nei settori del retail e dell’automotive, per aziende del lusso e della moda, per industrie meccaniche, siderurgiche, chimiche, di servizi e per banche e assicurazioni. Da Dicembre 2021 è partner Lenovys.
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Articolo a cura di:

Federico Visca

Consultant Lenovys

Laureato in Psicologia del lavoro e delle organizzazioni, inizia la sua carriera professionale collaborando con l’università di Torino a diversi progetti organizzativi. In particolare, la creazione e l’implementazione di un sistema di Smart Working in Ferrero.
In Lenovys ha lavorato presso diversi clienti, di settori diversi, per il raggiungimento dell’eccellenza tecnica e operativa, coniugando la metodologia dell’Habit Management al framework Lean Lifestyle®.
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