Strategic PMO: l’esecuzione strategica al servizio della Business Evolution

“Pensa come un soldato. Agisci come un generale"

Il novanta percento di manager e dirigenti ammette di non aver implementato con successo parte della propria strategia, provocando spreco di risorse, distruggendo la produttività aziendale e rischiando un disallineamento delle persone rispetto agli obiettivi strategici.

L’Economist Intelligence Unit, in collaborazione con il Project Management Institute, evidenzia: ogni 20 secondi, un milione di dollari è sprecato a causa di una povera esecuzione della strategia aziendale. Sono due miliardi di dollari ogni anno – equivalenti al PIL del Brasile.

L’88% dei manager intervistati ha affermato che il successo delle loro iniziative strategiche sarà “essenziale” o “molto importante” per la competitività delle loro organizzazioni nei prossimi anni. Circa due terzi affermano di avere difficoltà ad implementare la strategia aziendale con azioni quotidiane e più della metà afferma che questa debolezza nella realizzazione della propria strategia mette l’azienda in una situazione di svantaggio competitivo.

Ogni giorno, ogni azienda affronta nuove opportunità e sfide: senza un chiaro e coerente piano di gioco per stabilire le priorità su cosa lavorare e investire, tempo, energia e denaro possono essere sprecati.

Ecco perché le organizzazioni investono tempo e risorse nello sviluppo di piani strategici. La strategia riflette la consapevolezza di un’organizzazione e dei suoi concorrenti, dei suoi mercati, dell’ambiente politico e normativo, e soprattutto dei suoi obiettivi futuri. Integra la visione dei leader aziendali con l’intera organizzazione riguardo i piani per rendere quella visione una realtà nel tempo.

Strategic Program Management: il collegamento tra strategia e progetti

Nonostante gli intenti ed il lavoro profuso per rendere la strategia una realtà, quotidianamente siamo testimoni di una disconnessione tra lo sviluppo di piani strategici e il lavoro quotidiano che dovrebbe rendere tali piani una realtà. Ecco perché, oggi più che mai, è di vitale importanza per le aziende dotarsi di un sistema che impersoni il ponte necessario tra lo sviluppo di piani strategici e l’esecuzione di piani di progetto: per rimanere rilevanti nei mercati, le organizzazioni devono simultaneamente ottimizzare sia come conducono il business che come cambiano il business.

Eppure, come sappiamo, il legame tra strategia e i progetti per implementarla non è sempre stato ovvio per il management aziendale che tendeva a considerare la gestione del progetto come uno strumento tattico. Troppo spesso i progetti sono lanciati ed eseguiti con poca o nessuna connessione con la strategia aziendale formulata dal top management.

Una delle ragioni è la mancanza di una struttura o entità organizzativa che abbia la chiara responsabilità di collegare la strategia ai progetti e di monitorare gli stessi progetti, per garantire che continuino ad essere allineati con le priorità strategiche aziendali, in linea con le mutevoli condizioni attuali che richiedono alle organizzazioni una notevole agilità sia organizzativa che strategica.

In numerosi progetti abbiamo supportato le aziende nella predisposizione ed esecuzione di una struttura con processi, strumenti ed abitudini che noi chiamiamo Strategic Program Management Office (Strategic PMO).

Lo Strategic PMO, elemento organizzativo chiave per il successo nell’esecuzione della strategia, non deve necessariamente essere un ufficio formato da svariate persone. Infatti, in realtà aziendali di piccole/medie dimensioni, può essere rappresentato da una persona che dedica parte del proprio tempo a implementare un corretto sistema di esecuzione della strategia.

Indipendentemente dalle etichette, fornendo una metodologia organizzativa standard per la pianificazione, l’esecuzione, l’assegnazione di personale, l’assegnazione di priorità e l’apprendimento da tutti i progetti che compongono l’esecuzione della strategia, il PMO fornisce la coerenza organizzativa ed esecutiva necessaria a realizzare le iniziative strategiche delle aziende.

Lo scopo o la missione di uno Strategic PMO si realizza:

  • nell’assicurare che l’impresa investa nella migliore serie di progetti e realizzi i maggiori benefici possibili da questi investimenti;
  • nel fornire un focus organizzativo sul miglioramento della gestione di progetti;
  • nell’ottimizzare la capacità e l’uso delle risorse a disposizione;
  • nell’evidenziare le criticità durante il processo di esecuzione ai massimi livelli dell’azienda al fine di facilitare l’elaborazione e l’implementazione delle adeguate contromisure.

Per raggiungere l’eccellenza nell’esecuzione della strategia, una serie di condizioni imprescindibili devono essere realizzate nell’implementazione di un PMO:

  • Ponte: il PMO deve essere la “casa” del documento strategico prodotto dalla leadership aziendale convertendolo in progetti che realizzino tale strategia. Fornendo alla leadership aziendale il “polso” operativo attraverso la definizione di milestones e target delle iniziative strategiche, promuove la chiarezza e l’allineamento dell’intera organizzazione intorno agli obiettivi strategici chiave;
  • Gestione: dal proprio osservatorio strategico, il PMO seleziona i progetti, ne definisce le priorità e ne gestisce le dipendenze istituendo processi e routine standard che tengano traccia dei traguardi e obiettivi dei progetti, comunichino i progressi e aiutino a identificare tempestivamente le criticitià;
  • Centro di Eccellenza: coltiva e sviluppa le giuste capacità tecniche, strategiche, di gestione aziendale, di leadership all’interno dell’organizzazione, in linea con la strategia;
  • Habit Management: incoraggia ed implementa la cultura del cambiamento creando attivamente l’impegno e il supporto dell’intera organizzazione all’implementazione delle iniziative strategiche elevando la gestione del cambiamento a vero e proprio fattore di differenziazione competitivo;
  • Centralizzazione: assumendo la funzione di elaborazione e reportistica dei principali dati di performance sia aziendale che dei singoli progetti strategici, consente all’organizzazione di misurare se le direzioni strategiche scelte sono idonee agli obiettivi prefissati, sollevando in tempi rapidi eventuali deviazioni dai target strategici;
  • Integrazione: integrandosi con le altre funzioni aziendali, diventa il “centro nevralgico” dell’azienda dove le principali iniziative e funzioni dell’azienda possono e devono interfacciarsi.

Il collante tra strategia e azioni

Nei mercati attuali caratterizzati da cambiamenti persistenti e complessi, le organizzazioni devono efficacemente ed efficientemente governare le azioni guidate dalla strategia per inglobare all’interno, con la necessaria agilità, i cambiamenti strategici che gli ecosistemi in cui vivono richiedono. Avere un’entità organizzativa che governi la trasformazione aziendale e faccia da collante tra la Business Evolution disegnata dalla strategia e le azioni che implementeranno tale evoluzione è un imperativo a cui i leader aziendali non possono più sottrarsi.

Il PMO garantisce il giusto livello di coinvolgimento del management con i livelli operativi attraverso l’istituzione di traguardi e obiettivi significativi, routine intelligenti e semplici che tracciano i progressi raggiunti senza aggiungere nuovi oneri ai processi aziendali, sviluppando i giusti talenti e supportando l’organizzazione nella sua evoluzione.

In questo modo forma un insieme di capacità e conoscenze aziendali interconnesse che si rafforzano a vicenda, portando le organizzazioni all’implementazione delle strategie disegnate.


Articolo a cura di:

Riccardo Siciliani

Expert Lenovys

Ha lavorato in una multinazionale del settore compressori occupandosi di sviluppo prodotto. In ambito innovazione, attraverso la consulenza, ha lavorato con clienti operanti nei settori dell'ingegneria dei polimeri e delle telecomunicazioni. Ora ricopre il ruolo di Expert all’interno della Delivery Unit Strategy & Innovation di Lenovys, e affronta progetti relativi alla definizione ed implementazione delle strategie aziendali, dei sistemi di innovazione ed applicazione dei principi di Lean Product and Process Development con clienti operanti nei settori dell’industria manifatturiera, food & beverage e servizi finanziari.

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