Sai come ridurre le distrazioni legate alle e-mail?

Tutti noi che lavoriamo gran parte del tempo davanti a un PC, almeno una volta ci siamo scoperti insoddisfatti della nostra giornata. Ci prefiggevamo di fare un certo numero di cose (non importa quante), avevamo una lista di compiti da fare e immancabilmente ci siamo ritrovati con una serie di punti sulla nostra lista non ancora evasi. Questa ammissione ci fa sentire insoddisfatti, e per di più stressati e affaticati, quasi oppressi dal continuo senso di urgenza e dal bisogno non soddisfatto di portare a termine i compiti che ci siamo prefissati.

Può dipendere da vari fattori, e tra questi giocano sicuramente un ruolo importante le distrazioni e le urgenze che ci sopraggiungono per volere / necessità di altri, grazie alle loro “preziose e amate” email!

Da strumento formidabile a grande fonte di distrazione

Il primo testo di posta elettronica fu inviato nel 1971: da allora la nascita della posta elettronica ha favorito, accelerato e semplificato la comunicazione. L’e-mail, strumento formidabile alle origini, con il suo diffondersi a livello professionale, ha subìto una degenerazione e, da prezioso alleato, è diventato una delle distrazioni più difficile da tenere a bada. Abbiamo ottenuto un incremento delle informazioni circolanti, ma non abbiamo imparato a gestire di pari passo la complessità crescente: la crescita costante del numero di email che riceviamo e inviamo ogni giorno, e la difficoltà di selezionare le informazioni rilevanti per noi.

Molti di noi sono (alcuni lo erano) ossessionati dal controllo compulsivo delle e-mail in tempo reale e ci ritroviamo incapaci di restare concentrati (in riunione, durante lo svolgimento di un compito, in treno, …) senza controllare – più volte – le app di posta e messaggistica.
Non riusciamo a “staccare la spina” dovunque ci troviamo e accettiamo nelle nostre vite un’ulteriore fonte di stress.

In media un lavoratore moderno passa dalle 5 alle 20 ore settimanali a leggere e gestire le sue e-mail.
Chi riceve duecento e-mail ogni giorno (e per noi questa è una soglia “patologica”), ammette che solo una percentuale compresa tra il 10 e il 20% si rivela effettivamente utile.
E sottolineiamo che incremento del volume delle e-mail e aumento del tempo di utilizzo dello smartphone vanno di pari passo.

Troppo spesso, inoltre, lavoriamo in organizzazioni che fanno davvero poco per ricondurre questo strumento al suo scopo iniziale: trasmettere informazioni importanti a destinatari mirati e selezionati, senza aspettarsi istantanea risposta.
Tutto ciò sta determinando effetti negativi sulla produttività e sulla performance che non possono più essere trascurati da imprenditori e manager.

In numerosi progetti che noi chiamiamo “Lean mailing” ci sono persone che riducono del 25% il tempo per la gestione della comunicazione via e-mail.
Per alcune persone ha significato recuperare 6 settimane lavorative.

Senza ambire a risultati così profondi, che richiedono un impegno profuso a livello aziendale e di gruppo, con questo articolo vogliamo condividere alcune buone pratiche e suggerimenti tanto semplici quanto importanti che possono aiutare a migliorare fin da subito la gestione personale delle comunicazioni digitali, per ritrovare la capacità di far scorrere il tempo lavorativo sul binario delle nostre priorità strategiche.

Come ridurre le distrazioni legate alle email?

Le e-mail, con le urgenze che ci impongono, dirigono dall’esterno il nostro lavoro e producono distrazioni che abbassano la nostra performance.

Per contenere i danni, e ridurre gli sprechi di tempo ed energia, ecco alcune tecniche da applicare fin da subito, utili sia per gestire meglio le nostre mail sia per facilitare la gestione della mail da parte delle persone che lavorano con noi:

• Spegnere le notifiche. L’errore più frequente è quello di tenere tutte le notifiche sempre accese e Outlook (o qualsiasi altro applicativo di posta) sempre aperto, pronto a ricevere dall’esterno informazioni non richieste – e talvolta non necessarie – che ci distraggono richiedendo continuamente la nostra attenzione. Ricorda che l’email non è uno strumento sincrono. Rispondere entro 24h è un tempo accettabile: per le urgenze ci sono altri strumenti.
• Batching & Slotting: non siamo obbligati, e anzi è controproducente, rispondere in maniera immediata a tutte le email che arrivano, nel momento in cui arrivano. Molto meglio fissare in agenda specifici slot di tempo per leggere e gestire le e-mail.
  Una frequenza di 2-3 volte al giorno è sufficiente, magari appena prima della pausa pranzo, o prima di terminare la nostra giornata lavorativa: andare a pranzo o a casa saranno obiettivi che daranno un limite a quel compito.
• REPE: Ribadiamo il principio per cui è sbagliato rispondere subito a tutte le e-mail. Come per tutte le altre attività della giornata, lavorative e non, meglio applicare il metodo REPE: Raccogliere, Elaborare, Pianificare, Eseguire. Solo così saremo sicuri di non farci guidare dalle e-mail (e dalle richieste di altri) e di gestire al meglio le nostre attività e le nostre priorità strategiche.
• Touch & Go: Se per portare a termine la richiesta contenuta in una e-mail l’impegno necessario è inferiore a un paio di minuti, devi subito gestirla, senza tornarci sopra, perché il tuo tempo di attivazione sarà pari a quello richiesto già la prima volta per leggerla.
• Chiediamo espressamente di non essere messi in conoscenza di tutto ciò che potrebbe essere di nostro interesse ma non è una nostra responsabilità. Andremo a chiedere noi le informazioni se le vorremo, quando ne avremo bisogno. Se qualcuno vuole qualcosa da noi, facciamo in modo che ci venga chiesto in modo esplicito. Se siamo noi a volere qualcosa da qualcuno chiediamolo in modo altrettanto diretto e specifico.
• Aiuta le altre persone a gestire meglio le email in arrivo scrivendo un oggetto accattivante e che si capisca al volo. L’oggetto deve essere breve, auto-esplicativo e coerente con il contenuto che stai trasmettendo. Ricorda, inoltre, che spesso la posta elettronica viene letta da smartphone e i dispositivi mobile visualizzano di solito solo le prime cinque o sei parole dell’oggetto: cerca di riuscire a esprimere tutto in quelle poche parole!
• Chiarisci il comportamento richiesto al destinatario della mail. Lavorare sull’accessibilità delle informazioni significa alleggerire il compito di chi legge, fornendo in maniera semplice tutte le informazioni utili a concludere il compito che stiamo delegando per email. Per scrivere e-mail che funzionano, e ottenere quello di cui hai bisogno, devi aver chiaro quale comportamento vuoi ottenere dalla controparte e seguire una retorica per cui spieghi in un paio di righe il problema e poi la soluzione, ossia la richiesta che stai per fare. In questo modo sarai sia persuasivo sia sintetico.
• Comunicate ai colleghi le vostre modalità di gestione delle e-mail. Questo eviterà incomprensioni, favorirà modalità di comunicazione alternative e, soprattutto, costituirà esempio concreto per un nuovo modo di lavorare, in cui le e-mail e i messaggi hanno maggiore efficacia se usati correttamente.

Articolo a cura di:

Alessandro Valdina

Principal Lenovys

Consulente manageriale e analista del comportamento. Il suo compito principale è aiutare le organizzazioni a raggiungere gli obiettivi di sicurezza, qualità, produzione, servizio e vendite attraverso un miglioramento misurabile dei comportamenti individuali e di gruppo. Il suo campo di competenza abbraccia due macro aree: Performance Management e Training.
Docente del corso di Alta Formazione in Analisi del Comportamento e Tecniche di formazione e Project Manager di 2 progetti europei sullo sviluppo di tecnologie e-learning.