Pianificare in contesti dinamici: il caso Tecnopool

• Difficoltà di reperimento delle risorse, sia materiali che di manodopera?
• Crescente complessità nel gestire la domanda del mercato?
• Variabilità nella pianificazione dei carichi di lavoro lungo tutto il processo produttivo, dall’Ufficio Tecnico alle Installazioni?
• Difficoltà nel rispettare le date lungo tutta la Supply Chain?

In un contesto incerto, complesso e in costante cambiamento, è diventata una sfida ardua migliorare il livello di servizio, ottimizzare la pianificazione produttiva, la gestione delle risorse, e gestire efficacemente i flussi di cassa.

Per rispondere a queste problematiche non basta più focalizzarsi sul miglioramento dei processi e degli strumenti utilizzati per pianificare i carichi di lavoro lungo l’intera Supply Chain.
La variabilità del contesto non può infatti essere gestita semplicemente con il copia e incolla di alcuni strumenti Lean.

In contesti così variabili è necessario lavorare non solo sui processi ma anche sui comportamenti e sulle abitudini delle persone che lavorano tutti i giorni in azienda. Quando le persone riescono a pensare in modo diverso e proattivo, e soprattutto quando reiterano in modo continuativo le azioni che portano a risultati diversi e migliori rispetto al passato allora è possibile ottenere risultati duraturi nel tempo, in grado di resistere alla variabilità del contesto.

La cosa interessante è che è possibile migliorare non solo le prestazioni, ma anche il benessere delle persone che lavorano in azienda!

Questo nuovo modo di approcciare il cambiamento con annesso il miglioramento delle prestazioni aziendali è ciò che chiamiamo Lean Lifestyle, ovvero l’evoluzione del Lean Thinking.
Il Lean Lifestyle unisce i bisogni aziendali ai bisogni individuali, coniugando l’eccellenza tecnica (processi e strumenti) con l’eccellenza sociale (comportamenti e abitudini delle persone per far crescere, innovare, e incrementare i risultati aziendali), allo stesso tempo aumentando la qualità della vita delle persone che lavorano in azienda.

In concreto, l’avvio del processo di Lean Transformation, interpretato e sostanziato in chiave Lean Lifestyle, ha permesso in questi difficili mesi a Tecnopool, azienda specializzata in progettazione, produzione e installazione di impianti per l’industria alimentare, di gestire con efficacia la pianificazione della produzione e quindi i flussi di cassa.

La sfida da vincere: introdurre un Sistema di pianificazione

“In un mercato in epocale trasformazione, come quello odierno, era diventato indispensabile implementare un sistema di pianificazione e controllo delle commesse quanto più semplice, flessibile, e integrato tra i vari responsabili di funzione e personale operativo”, spiega Umberto Pittarello, Chief Operating Officer Tecnopool.

La crescente complessità del mercato di riferimento ha evidenziato come non sia più possibile gestire la domanda del mercato semplicemente in modo reattivo come si è sempre fatto, ma diventa fondamentale impostare e condividere una pianificazione dei materiali e dei carichi di lavoro lungo tutta la Supply Chain.

Le sfide attuali nel reperimento di risorse (siano esse materiali o manodopera) hanno ulteriormente aggravato questa condizione, mettendo a serio rischio il rispetto dei tempi di consegna delle commesse e la loro redditività.

La sfida lanciata da Tecnopool è stata quella di migliorare, malgrado la situazione contingente, gli alti standard di servizio offerti ai propri clienti, attraverso la creazione di un sistema di pianificazione in grado di:

• Gestire anticipatamente le criticità
• Incrementare la saturazione degli operatori, sia produttivi che dell’ufficio tecnico
• Ridurre il Conto Lavoro
• Prevedere con precisione i flussi di cassa con mesi di anticipo
• Migliorare la comunicazione tra le funzioni aziendali per avere un controllo condiviso del portafoglio commesse.

Le fasi del progetto

Le fasi del progetto che hanno caratterizzato la creazione del Sistema di Pianificazione in Tecnopool – sotto la guida di Gianluca Losi, partner di Lenovys – sono state quattro:

• Definizione processo di pianificazione (Comprensione situazione attuale – Identificazione criticità – Disegno situazione futura)
• Definizione dell’organizzazione a supporto (Definizione dell’organizzazione – Creazione RACI dello Stato Futuro – Progettazione di dettaglio del Meeting System e delle routine di pianificazione)
• Creazione strumenti di pianificazione (Definizione delle specifiche degli strumenti: Raccolta dati – Modellizzazione del prodotto e del processo produttivo – Creazione dello strumento di pianificazione)
• Avvio e follow up del sistema di pianificazione (Avvio del sistema di pianificazione e identificazione delle criticità del nuovo processo – Implementazione delle azioni correttive – Sperimentazione delle nuove routine per il corretto funzionamento del processo – Supporto e sostegno alle nuove routine)

Tangibili o intangibili: i risultati ottenuti sono concreti e sostenibili!

La messa a regime del nuovo processo di pianificazione garantisce a Tecnopool una nuova capacità di gestire anticipatamente i problemi connessi alla mancanza, o al ritardo, di materiali e componenti, oltre ai picchi di saturazione o insaturazione delle risorse umane.
Questo “sguardo” in avanti consente di avere il tempo per affrontare in anticipo tutti i problemi che potrebbero minare il rispetto delle consegne, consente di livellare i carichi di lavoro, introducendo progetti ed attività di ricerca e sviluppo.
Anche il flusso di cassa ne ha trovato enorme beneficio poiché adesso è possibile tenere sotto controllo il ciclo attivo e fare previsioni con mesi di anticipo.

Il coinvolgimento diretto e costante delle persone in tutte le aree aziendali, insieme all’attenta progettazione e implementazione delle routine per il corretto funzionamento del nuovo processo di pianificazione, hanno consentito all’azienda di sviluppare il potenziale umano in termini di competenze, autonomia decisionale e responsabilizzazione, e di aumentare in generale il coinvolgimento e l’energia tra e nei vari dipartimenti.

Per rendere duraturi e sostenibili questi risultati nel tempo non si è lavorato solo sui processi e sugli strumenti di pianificazione. In ottica Lean Lifestyle, è stata posta enfasi anche sugli elementi di eccellenza sociale, ovvero sulle nuove abitudini che le persone e l’azienda dovevano adottare per aumentare le prestazioni e contemporaneamente il benessere delle persone.
Per garantire quindi uno sviluppo delle persone nella direzione più funzionale al progetto e per assicurare la sostenibilità dei risultati nel tempo sono stati definiti sistemi e abitudini in grado di favorire il raggiungimento quotidiano di risultati concreti: routine di pianificazione settimanale e routine di comunicazione e condivisione per una maggiore visibilità delle informazioni.

La mancanza di informazioni condivise e la cultura dei silos funzionali, infatti, genera conflitti inutili e non garantisce al cliente finale il massimo valore nel minore dei tempi. Mentre il cliente, invece, è interessato esclusivamente al valore che riceve e ai tempi in cui trova risposta alle sue esigenze.
Per questo motivo le aziende che guardano al modello operativo delle Lean Lifestyle Company adottano modelli organizzativi orientati al flusso del valore, con team multidisciplinari, agili ed autonomi, con persone che hanno piena responsabilità sui processi o sui progetti inter-funzionali a loro affidati.

Articolo a cura di:

Gianluca Losi

Partner & Director Lenovys

Ha ricoperto posizioni manageriali di rilievo in importanti multinazionali e dal 2002 sviluppa e guida come consulente importanti progetti di Trasformazione Lean/Six Sigma e TPM in differenti settori merceologici.
Ha coordinato e sviluppato numerosi progetti di consulenza e formazione sia in ambito Lean sia in ambito TPM in Italia e all’estero.
Grazie alla lunga esperienza maturata in consulenza ha acquisito la capacità di guidare persone e Team al raggiungimento degli obiettivi in contesti multiculturali e multinazionali, collaborando sinergicamente con tutti i livelli aziendali.
Ha sviluppato eccellenti capacità di pianificazione delle attività e gestione delle risorse per raggiungere obiettivi sempre più sfidanti.
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