Come gestire la forza lavoro in tempi di incertezza?

Rispondere in modo tempestivo ed efficace alla variabilità delle richieste di mercato e dei flussi di clientela, organizzare le attività per soddisfare una domanda di mercato stagionale, fronteggiare picchi produttivi e sostituire lavoratori per assenze programmate o improvvise.
Queste sono solo alcune delle sfide che tutti i giorni le aziende si trovano ad affrontare, senza considerare gli impatti del continuo evolvere delle normative sanitarie specifiche sulla gestione quotidiana del personale.

Per crescere in questo contesto, le aziende ricercano una maggior flessibilità nella gestione delle risorse e si attivano per rispondere adeguatamente alle esigenze di lungo, medio e breve periodo (dalle ferie programmate ai permessi, dai picchi di lavoro alle malattie e gli infortuni). Sempre più spesso le organizzazioni si impegnano a creare e implementare matrici di polivalenza e polifunzionalità credendo che questo sia sufficiente al raggiungimento del loro scopo (avviso ai naviganti: in questo contesto con il termine poli-valenza si intende la capacità di scambiare il lavoro/i compiti con altri colleghi all’interno della stessa area funzionale; con poli-funzionalità ci si riferisce alla capacità di svolgere funzioni e ruoli diversi dal proprio).

I capi funzione, da soli o “accompagnati” (dai fornitori), si trovano seduti ad un tavolo ed elencano le mansioni e le competenze che servono per svolgere un determinato ruolo e su ciascuna di queste voci si confrontano, a volte non senza conflitti, per determinare chi è autonomo e chi no, chi ha bisogno di aiuto e chi può insegnare ad altri.

Dopo mesi di sforzi e diversi tentativi di implementazione qualcosa a volte, però, non funziona: non tutti gli allievi raggiungono il livello di autonomia sperato, solo alcuni sono pronti a svolgere nuovi incarichi e assumersi nuove responsabilità e chi sapeva fare le cose continua a essere il collettore di tutte le richieste dei colleghi meno esperti. Fra gli allievi alcuni danno l’impressione di essere più svegli, motivati o volenterosi di altri e fra i tutor, alcuni sembrano più efficaci, più pazienti o più portati all’insegnamento. Si mette in stand-by il progetto e nella migliore delle ipotesi si cerca l’aiuto di professionisti specializzati. Sempre più spesso, come società di consulenza, ci viene richiesto dai clienti un aiuto per l’implementazione di matrici di polivalenza, polifunzionalità e tavole di rimpiazzo.

Quali sono i difetti riscontrabili nel lavoro eseguito dalle aziende?

Quando leggiamo i documenti prodotti e facciamo domande per capire ciò che è stato fatto fino a quel momento troviamo spesso alcuni errori ricorrenti.

Le attività che popolano le matrici sono descritte in modo troppo ampio e generico e i termini utilizzati sono spesso interpretabili in diversi modi a seconda di chi li legge. Per esempio, termini come proattività, precisione, accuratezza (che etichettano gli atteggiamenti più che i comportamenti) sono troppo vaghi per descrivere i risultati da ottenere, o i comportamenti da agire.

Nell’elenco dei ‘compiti’, le attività sono a volte confuse con le competenze di ruolo, o addirittura con i requisiti di ruolo. Locuzioni come capacità di gestione dei progetti, competenze relazionali, doti di comunicazione hanno poco significato se non vengono descritti i comportamenti che ci si aspetta di vedere, oltreché essere fuori luogo nella popolazione di una matrice di polivalenza.

Parlando con le persone ci rendiamo conto che i tutor prescelti erano sì molto validi tecnicamente, ma non capaci e, a volte, neanche motivati a insegnare. Troppo spesso ‘gli insegnanti’ non sono stati preparati adeguatamente allo svolgimento del loro compito: non hanno idea – se non intuitivamente – di come si organizzi un piano di formazione sul campo, né di quali siano gli aspetti da curare per instaurare una relazione buona e proficua con l’allievo.

In ultimo troviamo che non sono stati messi a disposizione gli strumenti base per sostenere l’apprendimento e per monitorare i progressi nel corso del tempo o, se forniti, sono poco adatti allo scopo perché mutuati da documenti di altre funzioni (tipicamente dalla qualità) il cui obiettivo non era, di certo,  facilitare l’apprendimento di nuove attività.

Quali sono gli ingredienti di un progetto di polivalenza efficace?

Per implementare e sostenere nel tempo l’intercambiabilità in azienda bisogna seguire un metodo strutturato per la Progettazione della Didattica (Istructional Design) e tenere conto di alcuni elementi di base:

1. Definisci le Performance

Per popolare una matrice di polivalenza bisogna partire dalla performance desiderata ossia dal risultato (e sotto-risultati) che la persona deve ottenere e poi declinarlo nelle azioni da fare sulle diverse postazioni di lavoro, o nelle diverse fasi del processo.
Solo in questo modo le attività inserite nella matrice potranno essere proprio quelle che servono per raggiungere i risultati desiderati.

2. Descrivi le azioni specifiche per raggiungere le Performance

Nella descrizione delle attività bisogna avere cura di descrivere oggettivamente i singoli comportamenti che la persona deve agire (operazione chiamata tecnicamente Pinpointing).
Messe nero su bianco le descrizioni, almeno quando si è alle prime armi, è utile domandarsi: ‘’Se qualcun altro leggesse questa descrizione saprebbe individuare esattamente lo stesso comportamento che ho in mente io?”. Se la risposta è positiva è probabile che abbiamo fatto un buon Pinpointing, se la risposta è negativa dobbiamo riformulare.
Un’altra buona prova è andare sul campo con un collega che non ha partecipato alla descrizione dei comportamenti e calcolare la percentuale di accordo sulle osservazioni effettuate dal vivo (procedura più dispendiosa ma estremamente efficace).
Premurarsi di ciò permetterà di inserire nella matrice di polivalenza soltanto attività che possano dirsi effettivamente ‘a prova d’interpretazione’.
L’attenzione a fare un buon Pinpointing faciliterà gli scambi comunicativi fra tutor e allievi nel corso di tutto l’apprendimento.

3. Monitora i progressi

Una volta creata la matrice, per ogni fase e/o postazione sono elencate le attività e i sotto-risultati che l’allievo deve raggiungere per dirsi autonomo. Questo elenco (anche detto “registro delle attività”) costituisce l’intero programma didattico e la sua costruzione e condivisione risulta fondamentale per ottenere il massimo consenso fra le parti in merito al contratto di insegnamento. Il registro è soprattutto uno strumento di lavoro: servirà ad allievi e tutor per tenere traccia dei progressi ottenuti nel corso del tempo, individuare rapidamente quali siano le attività ancora da imparare e i passaggi da rivedere insieme per raggiungere il livello di autonomia desiderato.
Esattamente come un libretto universitario, è importante che sia in possesso dell’allievo e che sia compilato dal tutor in una sede condivisa per ufficializzare ogni progresso ottenuto. Questa prassi, se eseguita correttamente, sollecita i meccanismi di ricompensa e gratifica dell’allievo aumentando il suo livello di motivazione.

4. Crea istruzioni visuali

Immaginate di dover montare un nuovo armadio IKEA con quattro ante scorrevoli per la vostra camera da letto senza le istruzioni visuali solitamente fornite. Munendovi di pazienza e buona volontà, forse, alla fine riuscireste a montarlo ma probabilmente un week-end non vi basterebbe per ultimare l’impresa. È la situazione in cui si trovano molte ‘vittime’ della polivalenza in azienda a cui non vengono forniti gli strumenti adeguati. Per questo un pezzo fondamentale nella Progettazione della Didattica è selezionare le istruzioni essenziali e costruire un manuale che contenga immagini e foto che mostrano azioni e risultati da raggiungere in tutte le postazioni, o in tutte le fasi del processo. Per ottenerlo è importante coinvolgere un esperto del mestiere (ad esempio uno o più dei tutor nominati) e scattare foto o screenshot da inserire nel manuale.

5. Responsabilizza e forma i tutor

Una volta preparati i materiali e selezionati i tutor, un passaggio fondamentale è conferire esplicitamente a ciascuno di loro la responsabilità dell’addestramento di una specifica persona, chiarendo gli obiettivi dell’apprendimento: es. “Luca, a partire dalla settimana prossima ti affiancherai a Michele e per un mese gli insegnerai queste 20 attività. L’obiettivo è che alla fine del mese prossimo Michele sia autonomo nello svolgimento di queste attività e sappia avviare la linea da solo”. Il coinvolgimento dei tutor sarà ancora maggiore se questi sono stati coinvolti in prima persona nella costruzione del manuale e del registro delle attività.
Il secondo passaggio è preparare i tutor al loro compito. Nelle aziende ci sono tante persone tecnicamente molto capaci, donne e uomini che hanno acquisito competenze specialistiche grazie ad anni di esperienza sul campo; queste persone,però, non sempre sono in grado di insegnare ad altri per il semplice motivo che nessuno lo ha mai insegnato a loro. Per questo motivo l’ultimo miglio del progetto, prima di scendere in campo, deve essere dedicato alla formazione dei tutor.
In poche sessioni mirate vanno spiegati i principi dell’apprendimento e dell’insegnamento: come organizzare e suddividere il percorso di apprendimento attraverso la costruzione di esercizi intermedi e di complessità sempre maggiore, come comunicare in modo efficace, come organizzare le singole sessioni di apprendimento. Purtroppo ci siamo abituati a una formazione fatta di lezioni frontali e povera di esercitazioni, ma questo non è il modo in cui impariamo: l’apprendimento avviene facendo realizzare il lavoro all’allievo con le sue mani, facendogli domande aperte affinché possa ragionare con la sua testa e grazie a feedback puntuali, per lo più positivi.
Quindi, prima di avviare l’insegnamento sul campo, va previsto un modulo specifico che spieghi ai tutor come motivare all’azione gli allievi, come indurli a ragionare autonomamente, come dare feedback efficacemente e come costruire una buona relazione con l’apprendista. Infine, è opportuno, almeno nelle prime uscite, far affiancare i neo-abilitati tutor da colleghi o figure esterne che, padroni del metodo di insegnamento, possano dare feedback immediati rispetto ai loro comportamenti durante le singole sessioni di apprendimento. Questa prassi sostiene fortemente i tutor nell’applicazione di quanto imparato in aula e li responsabilizza nell’applicazione del metodo di insegnamento.

Ognuno di questi elementi costituisce un mattone fondamentale nella progettazione di una didattica efficace e permette in fase di esecuzione di ridurre – fino a dimezzare – i tempi di apprendimento e quindi la spendibilità della persona su più mansioni. Se l’implementazione di tutte queste azioni ti sembra un dispendio importante di energie prova a pensare a quanto tempo e denaro viene sprecato nell’organizzare e implementare progetti frettolosi che hanno scarsa efficacia se si guarda ai risultati raggiunti. Per non parlare poi del senso di frustrazione di allievi, insegnanti, capi funzione e committenti del progetto!

Diverse aziende hanno già sperimentato i benefici di questo metodo

“Con Lenovys abbiamo creato un sistema di insegnamento completo e standardizzato che permette ad ogni persona di inserirsi velocemente nella nostra realtà che è complessa e articolata. Il valore aggiunto è stato quello di fornire ai tutor un metodo unico per insegnare, strutturare un piano formativo e quindi crescere professionalmente e personalmente. Oggi i tutor hanno maggior consapevolezza del loro ruolo e sono più veloci nel formare i nuovi colleghi.”

Eleonora Fava – Amministrazione del personale – Marcegaglia Specialties

“Il progetto polivalenza ha portato un metodo per il trasferimento di informazioni tecniche fra gli operatori. Grazie a questo abbiamo valorizzato e dato un’identità al ruolo degli Operatori Esperti conferendo loro un incarico specifico rispetto alla formazione del nuovo personale, che prima avveniva in modo meno strutturato e standardizzato. Su alcune linee il lavoro è piuttosto complesso e vedo che grazie al nuovo sistema i neo-ingressi affrontano la formazione con meno ansia”

Leonardo Ricci – Responsabile di produzione e confezionamento – Cromology

“Abbiamo acquisito un metodo di insegnamento strutturato e condiviso. I tutor si sono allineati, aiutati da strumenti oggettivi che possono utilizzare effettivamente sul campo. Le allieve hanno apprezzato molto questo tipo di formazione: sono cresciute professionalmente, hanno migliorato il rapporto con i loro responsabili, si sono sentite più coinvolte e gratificate; adesso sentono veramente il ruolo sulle proprie spalle. I capi reparto sono entusiasti! Stiamo pensando di estendere il progetto al resto del personale di confezionamento: ora abbiamo un metodo che ci consente di sapere quanto tempo serve per formare una persona e come farlo”

Lucio Fenati – Coordinatore politiche Lean – Orogel

Se anche tu stai pensando di avviare un progetto di polivalenza nella tua azienda assicurati di usare un metodo efficace e di farti affiancare da un esperto nella sua implementazione. Per chiedere informazioni o confrontarti con un tecnico esperto di Lenovys, compila il form sottostante.

Articolo a cura di:

Marco Ferrante

Senior Consultant Lenovys

Psicologo, specializzato in consulenza organizzativa e nella formazione degli adulti.
Consulente manageriale, esperto nell'ambito della formazione professionale, della selezione del personale, della valutazione del potenziale, analisi clima, bilancio competenze, valutazione delle competenze.
Ha lavorato per Marcegaglia, Orogel, Cromology, Snam, BANCO BPM.

Profilo Linkedin dell'autore