Sostenibilità: in Ormesani bandite le email inutili

Il pianeta non aspetta e nemmeno in Ormesani, azienda specializzata in servizi di assistenza e consulenza in materia doganale.

Nel suo quartier generale italiano a Quarto d’Altino (VE) si è tagliato il traguardo della riduzione del 80,3% dell’energia consumata per la gestione dell’email, equivalente ad oltre 25.000 Kg di C02 non immessa in atmosfera in un anno.

Sebbene l’impronta di carbonio di una sola singola e-mail non sia enorme, Ormesani ha approcciato con un vasto programma di efficientamento il problema che affligge ogni tipo di azienda: il crescente e incontrollato aumento a dismisura delle email in entrata e uscita e il tempo ad esse dedicato.

Ogni email che inviamo utilizza elettricità per visualizzarla e la connessione di rete utilizza elettricità durante il trasferimento del messaggio. E mentre l’e-mail viaggia su Internet ciascun server utilizzerà dell’elettricità per trasmetterla e immagazzinarla temporaneamente o per tutto il tempo che non la cancelleremo. Questo ha un impatto sull’ambiente: dagli 0,3 g di Co2 di un breve messaggio ai 50g di CO2 di un messaggio con un allegato pesante. Inviare per esempio 65 e-mail equivale all’incirca a guidare 1 km in macchina.

Quantificare e Affrontare il problema

L’intervento di Lean Mailing, intrapreso qualche mese fa con  il supporto degli esperti in “Lean Mailing” di Lenovys, ha prodotto risultati sorprendenti in termini di sostenibilità ed efficienza aziendale.
Il progetto aveva un obiettivo chiaro sin dall’inizio: ridurre l’impatto ambientale delle operazioni quotidiane, in particolare attraverso una gestione più intelligente delle comunicazioni via email.

Il team coinvolto ha ottimizzato i flussi interni e adottato una nuova strategia di comunicazione per evitare il superfluo nell’uso delle email. Dopo mesi di duro lavoro e dedizione, Ormesani ha realizzato risultati eccezionali che vanno ben oltre le aspettative e grazie all’ottimizzazione dei flussi e delle abitudini di utilizzo delle email è stato evitato il consumo di energia equivalente all’impatto che avrebbe avuto un auto che percorre quasi 61.000 km in un anno.

Lean Mailing: Ampio coinvolgimento e riduzione dello stress

E non solo! Il progetto ha consentito di risparmiare ore e ore di lavoro dei dipendenti, con benefici sulla qualità del servizio e sul benessere poiché è diminuito lo stress e aumentato il tempo per concentrarsi su compiti a maggiore valore.

“Con il team di Ormesani coinvolto, costituito da 7 persone scelte tra i vari ambiti aziendali, abbiamo approcciato un iniziale approfondimento del problema, che ci ha aiutato a comprendere le reali cause delle inefficienze legate all’uso dello strumento”, spiega Morgan Aleotti, Manager Lenovys.

Anche il resto della popolazione aziendale è stata coinvolta e interrogata nell’analisi, sulla quale i membri del Project Team hanno generato le contromisure (72 idee a una prima conta), successivamente convogliate in 9 cantieri guidati ciascuno da un membro del Gruppo di Progetto.

I team, arricchiti da persone Ormesani esterne al tavolo originale, si sono dedicati nei mesi da maggio a giugno alla messa a terra delle contromisure, raccogliendone i frutti tra luglio e settembre.

I gruppi di lavoro hanno lavorato attivamente su tematiche quali la revisione del flusso di quotazione, le dinamiche di escalation dei problemi in azienda, l’introduzione di Sharepoint come piattaforma di condivisione, la graduale eliminazione delle Liste di Distribuzione e la razionalizzazione delle notifiche in ingresso dai portali fornitori.

“Che dire – conclude Aleotti –  un’esperienza intensa che ci ha portato a conoscere e interrogarci sul funzionamento di processi fondamentali per Ormesani, che – con grande coraggio – i membri dei tavoli di lavoro hanno ridiscusso uscendo dalla propria zona di comfort”.