Trasformare le sfide dell’implementazione SAP in un successo: il caso del Gruppo Busi

L’adozione di un sistema ERP come SAP rappresenta per molte aziende un percorso cruciale, ma complesso, che richiede un equilibrio tra visione strategica, gestione del cambiamento e preparazione tecnica.
Il caso del Gruppo BUSI, eccellenza bresciana nella produzione di soluzioni per l’igiene urbana e la gestione dei rifiuti, offre un esempio concreto di come una partenza incerta possa trasformarsi in un progetto di successo grazie a un intervento mirato e a una governance efficace.

Il Gruppo Busi è noto per la produzione di compattatori, cassoni e relativi rimorchi per rifiuti urbani, agricoli ed industriali. Inoltre, produce cassonetti e veicoli leggeri per la raccolta dei rifiuti urbani.
Negli ultimi anni ha intrapreso un ambizioso percorso di digitalizzazione, avviando l’implementazione progressiva di SAP nei diversi stabilimenti del Gruppo.

Il “Go Live” del nuovo sistema ERP nel primo stabilimento (progetto nel quale Lenovys non era coinvolta) aveva fatto emergere numerose criticità, di tipo operativo e organizzativo, a causa di una formazione inadeguata delle persone, e di una gestione dei dati inefficace.
Questa situazione di disagio perdurò settimane, costringendo l’azienda a operare fuori sistema, prima di riuscire a normalizzare il processo e l’operatività.

Una situazione non isolata: secondo Panorama Consulting, il 50% dei progetti ERP supera il budget previsto, e il 40% delle aziende fatica ad adottare efficacemente il nuovo sistema. (Fonte: https://www.founderjar.com/erp-statistics/)

Per uscire da questa impasse e preparare con successo le successive fasi del progetto, il Gruppo BUSI ha deciso di affidarsi a Lenovys e preparare l’azienda alle implementazioni future.

Il nostro intervento ha seguito un approccio strutturato e mirato, suddiviso in diverse fasi chiave:

Task-force per uscire dall’impasse del primo “Go Live”
Abbiamo immediatamente istituito un gruppo di lavoro, trasversale a tutte le funzioni aziendali, per raccogliere, analizzare e, con gli strumenti di problem solving risolvere tutte le problematiche emerse dal primo “Go Live”.
Inoltre, è stato attivato un sistema di KPI per monitorare la corretta evoluzione delle attività e sono state istituite nuove routine giornaliere e settimanali per presidiare e risolvere tutti i malfunzionamenti di processo, o organizzativi, che quotidianamente emergevano.

Secondo uno studio di McKinsey le aziende che monitorano i KPI di progetto hanno 2,5 volte più probabilità di raggiungere il successo nelle implementazioni ERP.
Il caso del Gruppo BUSI lo conferma: in poche settimane, l’azienda ha riacquisito stabilità e ha potuto riprogrammare con fiducia i successivi roll-out.

Valutazione Iniziale e Assessment
I successivi Roll-Out sono iniziati con una valutazione iniziale che mirava a identificare le criticità e fornire linee guida per preparare in maniera adeguata gli stabilimenti che dovevano ancora eseguire il “Go Live”.
Questo processo ha incluso interviste approfondite con i team delle altre società del Gruppo (OMB e MEC) per comprendere la maturità organizzativa, tecnica e l’analisi dei Database delle diverse aziende per comprenderne la congruità con le necessità di SAP ed ovviamente il livello di “pulizia dei dati”.
Il risultato è stato un report dettagliato che ha evidenziato le azioni prioritarie da intraprendere per preparare le persone, l’organizzazione e i processi al nuovo ERP.

Governance di Progetto e Change Management
Un elemento cardine del nostro approccio è stato l’attivazione di una governance dedicata, in grado di coordinare attori interni ed esterni, con routine settimanali e mensili che hanno consentito di monitorare il rispetto delle tempistiche e la qualità dei deliverables.
Lenovys ha lavorato fianco a fianco con i responsabili delle aree coinvolte (il team IT, il system integrator e la direzione aziendale) per assicurare che ogni fase del progetto fosse ben coordinata ed implementata, che le responsabilità fossero chiaramente definite e vissute.
Il progetto ha anche dovuto fronteggiare anche una ristrutturazione societaria, con la fusione di una controllata. Questo ha richiesto un ripensamento completo dei flussi intercompany e intragruppo, gestito con successo attraverso un’attenta revisione dei processi.

La strategia di governance messa in atto da Lenovys ha gestito i seguenti temi:

Implementazione Tecnica e Solution Design
La parte tecnica dell’implementazione è stata gestita dal system integrator, con un approccio ibrido Agile.
Secondo uno studio di Gartner, il 75% dei progetti ERP non riesce a fornire tutti i benefici attesi, spesso a causa di una gestione inadeguata del cambiamento e di una scarsa pianificazione. [fonte: https://www.keevee.com/erp-statistics]

Questo dimostra l’importanza di un approccio strutturato: per garantirsi il successo le aziende devono essere affiancate non solo da un system integrator ma anche da un partner esperto nella gestione dei processi e nel Change Management.

Agendo da catalizzatore dei processi e facilitatore del cambiamento, Lenovys ha pianificato la parte di disegno della soluzione attraverso sprint di analisi di varie tematiche.

In particolare:

Un elemento fondamentale del successo è stato l’impegno dimostrato dal team interno di Gruppo BUSI durante le fasi cruciali del progetto. I responsabili di area, i key user e tutto il personale coinvolto hanno dedicato tutto il tempo necessario per imparare a padroneggiare i nuovi processi, partecipando alle sessioni di formazione e ai test di sistema. Questo impegno ha permesso di affrontare il go live con maggiore sicurezza e competenza.

La crescita professionale del team interno è stata evidente e la capacità di adattamento e la proattività nel risolvere le piccole criticità quotidiane ha contribuito alla stabilizzazione del sistema e al mantenimento della continuità operativa.

Il caso del Gruppo BUSI dimostra che il successo di un progetto ERP non dipende solo dalla tecnologia adottata, ma dalla capacità di governare il cambiamento.
Tre elementi si sono rivelati decisivi:

• Governance chiara e strutturata: con una netta separazione dei ruoli tra partner tecnici e organizzativi
• Change Management attivo: per superare le resistenze e trasformare la cultura aziendale
• Data Readiness: l’accurata preparazione dei dati ha ridotto drasticamente gli errori e le attività correttive post-Go Live

L’investimento nella formazione e nello sviluppo delle competenze interne ha creato un team specializzato, capace di gestire autonomamente le complessità del nuovo sistema ERP. Questo approccio ha supportato il successo del progetto, e ha gettato le basi per una crescita sostenibile nel lungo termine, creando competenze interne che rappresentano un vantaggio competitivo duraturo per l’azienda.

La trasformazione culturale avvenuta all’interno del Gruppo Busi testimonia come l’impegno delle persone possa trasformare una sfida tecnologica in un’opportunità di crescita organizzativa.

L’ERP non è più solo uno strumento gestionale, ma un abilitatore strategico per affrontare le sfide di un mercato in rapida trasformazione.

In conclusione, il caso del Gruppo Busi dimostra che, nonostante le sfide iniziali, un approccio strutturato e una governance efficace possono trasformare un progetto di implementazione ERP in un asset strategico e di successo.