Come evitare di lasciare le attività in sospeso

Perché le nostre giornate sono piene di decine e decine di attività lasciate appese e non concluse?
Perché a volte torniamo sugli stessi argomenti, sugli stessi problemi non risolti?
E perché questo ingolfa il nostro cervello, ci fa sentire sempre più stressati e riduce la nostra efficacia in azienda?

Cosa ci succede quando non concludiamo argomenti iniziati e lasciati lì in sospeso?
Questa situazione è definita “effetto Zeigarnik”: il nostro cervello pone nei momenti più inattesi alla nostra attenzione le cose rimaste in sospeso.

Questo oggi accade sempre più spesso: quante volte ti capita di ritornare sulla stessa e-mail e non concluderne la lettura?  Quante volte ti capita di affrontare lo stesso problema, ma di non risolverlo e tornarci sopra più volte? Quante volte ti capita di parlare con un collega di un argomento e ritornarci più volte sopra senza concluderlo? Quante volte ti capita di terminare una riunione senza averla realmente ultimata e doverla rifare, magari partendo da zero?

Il modo in cui stiamo lavorando, la complessità che stiamo affrontando, aumenta questo genere di situazioni e conseguentemente si riducono sia i risultati, sia il benessere personale, provocando stress e riducendo l’efficacia in azienda.

La "tecnica del tennis"

Una soluzione per risolvere definitivamente, al primo tocco, le attività quotidiane è applicare la tecnica del tennis”, chiamata anche one touch and go”.
In cosa consiste?

Quando si gioca a tennis non è pensabile “tentennare” oppure “solleticare” la palla più volte prima di rilanciarla dall’altra parte della rete! Il nostro obiettivo è tirare la palla nel campo avversario…altrimenti sarà un punto perso.

Allo stesso modo nelle nostre giornate lavorative dobbiamo diventare esperti giocatori di tennis e iniziare a domandarci: come posso ridurre il numero di volte in cui faccio qualsiasi cosa? Quali sono i veri obiettivi dell’attività che sto svolgendo?

Se per esempio sono in una riunione l’obiettivo della stessa non è incontrare i miei colleghi, ma prendere delle decisioni e indicare delle azioni specifiche.

Pensiamo poi alla nostra posta elettronica: ne siamo letteralmente inondati e finiamo per confondere il lavoro…con la lettura delle e-mail.
Eppure il lavoro di ciascuno di noi non è leggere e gestire e-mail, ma è usarle come mezzo per qualche altro fine.

La tecnica del tennis” ci deve portare a concretizzare la finalità con cui leggiamo le email. Se vogliamo ridurre la quantità di volte in cui maneggiamo il nostro strumento di posta elettronica dobbiamo quindi adottare delle accortezze.

Come non diventare schiavi della posta elettronica

Per non ritornare continuamente sulle stesse e-mail tutto il giorno, vi consiglio di dedicare un tempo specifico all’apertura della casella di posta elettronica (per fare questo ci viene in aiuto un’altra tecnica che ho trattato in questo video).

Guardare l’e-mail in un tempo specifico che abbiamo “slottizzato” –  che può essere uno, due, tre o quattro volte al giorno –  ci eviterà di spalmare tale attività lungo l’intera giornata. In quei momenti apriremo le e-mail con assoluta concentrazione, senza distrazioni, e decideremo subito se quello che ci è arrivato può essere risolto e affrontato nel tempo che abbiamo a disposizione.

Se per dare una risposta hai bisogno di più tempo, non leggere l’e-mail in quel momento, ma sposta questa attività in un altro slot.

Le e-mail che puoi smaltire al volo, in 30, 60 secondi o al massimo in due minuti, le devi “lavorare” subito senza tornarci più sopra.

E ricorda:

  • Rispondi in maniera concisa, efficace e col minor numero di parole possibili, col minor numero di destinatari.
  • Se l’e-mail non è diretta esclusivamente a te, e sei solo stato messo in copia, delega la risposta al primo destinatario.

Cancellare le e-mail inutili

Quando ho il dubbio che una e-mail sia davvero utile per me, magari perché sono stato messo in conoscenza da qualcuno che voleva seguire sue modalità e suoi obiettivi, ma che a me non interessano…la cancello!

Mi è arrivata una pubblicità indesiderata? La cancello.
Mi è arrivata una informazione che in questo momento non è utile per me? La cancello.

E per finire: carta e penna

Ricordiamoci di applicare la “tecnica del tennis” anche alle decine di pensieri sepolti nella nostra mente.

È inutile tenerli lì a dar fastidio agli altri! È preferibile tirarli fuori e metterli da qualche parte, nero su bianco: potete usare il vostro computer, potete usare un block notes o qualsiasi altro supporto e destinare del tempo attivo ad alta concentrazione quando sarete sicuri di poter aprire e chiudere quelle attività, senza trascinarvele in eterno nelle vostre giornate lavorative piene di distrazioni e complessità inutili.

E adesso inizia a sperimentare

Vuoi approfondire questo tema?

E ricorda: la cosa più importate che puoi fare è iniziare da subito a sperimentare, a mettere in pratica, perché questo ti consentirà di iniziare a portare a nuova luce e a nuova efficacia quello che hai letto.

 

 

 


Articolo a cura di:

Luciano Attolico

CEO Lenovys

È tra i massimi esperti in Europa di Lean Thinking, Performance Improvement, Lean Lifestyle® e Impact Innovation. La sua filosofia professionale mette al centro l’uomo, portandolo alla ricerca di ciò che assicura più risultati con meno sforzi e maggior benessere.

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