Lean Office & Administration

2 giorni

Snellire e semplificare i processi d’ufficio in azienda
cod. corso 3.2

A cosa serve il corso

#1

Sviluppare le competenze per individuare valore e sprechi nei processi d’ufficio dell’azienda

#2

Acquisire gli strumenti di base per ridurre gli sprechi e per snellire i processi

#3

Migliorare il livello di servizio per il cliente (interno ed esterno)

Nelle aziende uno dei maggiori potenziali di miglioramento risiede nell’area dei processi immateriali, ovvero in tutti quei processi in cui non si riesce a valutare gli output in maniera diretta, tangibile, materiale. Infatti, proprio per questa loro peculiarità, questi processi sono più difficilmente valutabili quantitativamente. Nella maggior parte delle aziende quando un problema scoppia su una linea di produzione, diventa quasi subito evidente all’intera organizzazione. Ma solo in poche società accade la stessa cosa per un “processo di ufficio” (es. processo di vendita, processo amministrativo, ecc..). In questa tipologia di processi spesso si soffre a causa di: scarsa consapevolezza di ciò che avviene a monte e a valle della singola attività, assenza di responsabilità per il risultato trasversale complessivo, carenza di attenzione agli sprechi e scarsa ricerca delle opportunità di miglioramento. Inoltre, essendo molto spesso trasversali a più reparti, tali processi portano con loro un’inevitabile propensione alla mancanza di sincronismo che spesso si trasforma in conflittualità con le altre aree aziendali.
La capacità di gestire e trattare i processi di ufficio con la massima attenzione e disciplina al fine di renderli snelli, flessibili ed efficaci, è ciò che caratterizza e distingue un’azienda eccellente.
Questo corso ha l’obiettivo di sviluppare le competenze per analizzare e gestire i processi d’ufficio aziendali in ottica Lean, riducendo ogni tipologia di spreco e andando a liberare risorse preziose da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto per l’azienda e per i propri clienti.

Obiettivi

  • Sviluppare le competenze per individuare valore e sprechi nei processi d’ufficio dell’azienda
  • Acquisire gli strumenti di base per ridurre gli sprechi e per snellire i processi
  • Migliorare il livello di servizio per il cliente (interno ed esterno)

Rivolto a

  • Manager di ogni funzione aziendale
  • Coordinatori del miglioramento continuo
  • Team leader e supervisori

Contenuti

Analizzare i processi d’ufficio

  • Riconoscere il valore
  • Riconoscere gli sprechi nei processi immateriali
  • Come mappare un processo di ufficio: tecniche qualitative e quantitative
  • Value Stream Mapping: VSM as is
  • Process Activity Mapping: PAM
  • Gli indicatori principali
  • Come attribuire la responsabilità e le attività (matrice RACI)
  • Come misurare la distribuzione del lavoro in ufficio (Work Sampling)

Migliorare e ri-progettare i processi d’ufficio

  • Come progettare lo stato futuro: VSM to be
  • I principi guida del “Flow” e del “Pull” applicati al contesto d’ufficio
  • Come gestire la formazione su processi o attività nuove (Skill Matrix)
  • Come standardizzare i processi in ufficio (OPL, SOP e Checklist)
  • Come creare e mantenere un ambiente lavorativo eccellente (5S)
  • Gestire i processi attraversi il Visual management

Fattori sociali per ottenere un cambiamento efficace

  • Come ottenere coinvolgimento, consenso e contributo attivo
  • Nemawashi
  • Hansei
  • Problem Solving
  • Legame tra fattori organizzativi e prestazione del gruppo

Sperimenterete

  • Come individuare gli sprechi nei vostri processi
  • I vantaggi di un processo a flusso e “pull”
  • Come analizzare un processo e migliorarlo con le logiche lean

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