Lean Meeting Management

1 giorno

Snellire le riunioni e massimizzarne l’efficacia sfruttando i principi del Lean Thinking
cod. corso 1. 12

A cosa serve il corso

#1

Applicare i concetti Lean alla gestione delle riunioni per aumentarne l’efficacia e ridurne il tempo impegnato

#2

Garantire la corretta preparazione, conduzione e follow-up delle riunioni

#3

Eliminare gli sprechi associati alle riunioni

Fonti autorevoli stimano che ormai trascorriamo una consistente parte del nostro tempo in riunioni e incontri. Il Wall Street Journal Europe afferma che un senior manager trascorre quasi 20 ore alla settimana in riunioni di vario genere, ovvero dal 30 al 50% del proprio tempo totale disponibile. Al di là dei numeri è evidente che ci resta sempre meno tempo per “lavorare” ad alta concentrazione, sopraffatti da centinaia di interruzioni e riunioni. Sicuramente i meeting possono rappresentare opportunità preziose per connettersi con colleghi, capi e collaboratori e discutere faccia a faccia di progetti e iniziative importanti, ma se non si rispettano alcune indicazioni fondamentali, tali opportunità possono facilmente trasformarsi in eventi del tutto controproducenti, costosi e frustranti.

Il Lean Meeting Management crea le condizioni ideali per rendere le riunioni snelle ed orientate al risultato.  Come testimoniato da numerose aziende che hanno già adottato questi principi con innumerevoli risvolti positivi, è possibile ridurre molti sprechi anche nella gestione delle riunioni, limitando al minimo il tempo ad esse dedicato e massimizzandone la produttività.

Obiettivi

  • Applicare i concetti Lean alla gestione delle riunioni per aumentarne l’efficacia e ridurne il tempo impegnato
  • Garantire la corretta preparazione, conduzione e follow-up delle riunioni
  • Eliminare gli sprechi associati alle riunioni

Rivolto a

  • Dirigenti e Funzionari
  • Middle Management
  • Personale d’ufficio

Contenuti

Le basi di una riunione efficace

  • I diversi tipi di riunione
  • I ruoli ed i fattori predominanti nelle riunioni
  • Come fare un’agenda efficace
  • La raccolta dati pre-riunione
  • Stimare correttamente le durate delle riunioni
  • Il rispetto delle regole e l’importanza del “Lead by Example”
  • Come gestire i conflitti durante una riunione
  • Come gestire i ritardi ai meeting

Aspetti organizzativi e sociali del Lean Meeting Management

  • Preparare e tenere una riunione efficace: il metodo GAP
  • Creare uno “statement” di riunione chiaro e focalizzato sugli obiettivi
  • Assicurare la partecipazione di tutti e soli i membri necessari
  • Promuovere un ambiente favorevole alla condivisione (Round Robin)
  • Come definire ruoli e incarichi (Matrice RACI)
  • Come concludere un meeting
  • Come gestire le varie fonti di distrazione: telefoni, mail, fuori tema inattesi, disturbatori, ecc.…
  • Come gestire le attività di follow-up (Action List, re-call, alert, re-scheduling)

Lean Meeting Management applicato a casi specifici

  • Il Meeting System: cadenzare per massimizzare l’efficacia delle riunioni (Meeting System)
  • Il 121 e l’Hansei di gruppo come strumento di motivazione, guida e team building
  • L’importanza del Visual Management nello snellimento delle riunioni
  • Come portare all’estremo l’efficienza di una riunione (Stand-up Meeting)
  • Come evitare le riunioni

Sperimenterete

  • Come comprendere i reali obiettivi di una riunione
  • Come curare la preparazione di una riunione
  • Come individuare i contenuti, gli ordini del giorno e gli obiettivi da finalizzare
  • Come condurre una riunione evitando i contrasti
  • Come rendere realmente operative le decisioni prese in riunione.