Lean Mailing Management

1 giorno

cod. corso 1. 11

A cosa serve il corso

#1

Riconoscere le conseguenze ed i pericoli insiti nell’uso distorto delle mail e dei sistemi di messaggistica

#2

Migliorare l'efficacia dei nostri messaggi ed evitare fraintendimenti

#3

Definire le contromisure individuali ed aziendali per limitare i danni e ri-guadagnare produttività

La nascita della posta elettronica ha inizialmente favorito ed accelerato in modo entusiasmante la comunicazione sia all’interno dell’azienda sia verso l’esterno. L’e-mail, all’origine, era uno strumento formidabile. Ma il suo uso è stato distorto ed è divenuto insostenibile a livello professionale. In media un lavoratore passa da cinque a venti ore settimanali a leggere le sue e-mail e gestirle. Su duecento e-mail ricevute ogni giorno, in media solo fra il 10 e il 20% sono realmente utili. Attualmente i numeri associati alla circolazione delle mail hanno assunto dimensioni imbarazzanti e dalle conseguenze molto pesanti per persone ed aziende: nel mondo circa 200 miliardi di mail inviate ogni giorno nel 2016. Si pensi solo che nel 2009 nell’intero anno erano circolate 150 miliardi di mail. Alcuni studi hanno dimostrato che in media passiamo una media di otto-dieci ore alla settimana per occuparsi delle email ricevute oltre l’orario di lavoro.

Essere incapaci di staccare lascia profondi segni in termini di stress e condizioni di esaurimento emotivo. Altri studi hanno rilevato che impiegati e manager spendono circa il 36% della giornata a contattare clienti e colleghi, cercare informazioni e pianificare riunioni, eseguendo operazioni in gran parte via e-mail. Tutto ciò determina effetti negativi sulla produttività e sulla performance che non possono più essere trascurati da imprenditori e manager. In diversi progetti aziendali è stato constatato che riducendo del 25% le operazioni improduttive legate alla gestione delle comunicazioni via mail è possibile guadagnare, ogni anno, sei settimane di produttività per dipendente. Con profondi impatti per le persone e per le aziende.
Questo corso ha l’obiettivo di portare consapevolezza sulle conseguenze dell’uso distorto delle mail per persone ed aziende, e proporre contromisure possibili per limitare gli effetti negativi e guadagnare produttività.

Obiettivi

  • Riconoscere le conseguenze ed i pericoli insiti nell’uso distorto delle mail e dei sistemi di messaggistica
  • Migliorare l’efficacia dei nostri messaggi ed evitare fraintendimenti
  • Farsi leggere e farsi capire, nel contesto ormai invasivo e ridondante della posta elettronica
  • Definire le contromisure individuali ed aziendali per limitare i danni e ri-guadagnare produttività

Rivolto a

  • Imprenditori e professionisti
  • CEO, General Manager
  • Responsabili Divisione
  • Dirigenti e Funzionari

Contenuti

Comprendere i possibili impatti dell’uso improprio delle mail

  • E-mail e messaggistica istantanea: caratteristiche, potenzialità e pericoli nascosti
  • Effetti sulla produttività di breve termine: un po’ di numeri per farci riflettere meglio
  • Effetti sulle capacità cognitive di lungo termine: “The Whitehall II UK Study”
  • Multitasking e mail management: effetti quantitativi sulle altre attività in gestione
  • Mail management e aspetti emozionali
  • Mail management e stress
  • Pressione, senso dell’urgenza e dell’importanza: comprendere i meccanismi cerebrali che spesso si nascondono dietro una semplice mail
  • Aspetti relazionali legati alla gestione delle mail: gli impatti sulla qualità della comunicazione
  • L’effetto dell’eccesso di informazioni inutili veicolate dalle mail
  • Produttività, concentrazione e mail: un trinomio incompatibile

La gestione lean di mail e messaggistica istantanea

  • Il metodo R.E.P.E.  (Raccolta-Elaborazione-Pianificazione-Esecuzione) applicato nella gestione delle mail
  • Il principio sprint/relax
  • Il principio batching: come ridurre la frequenza di lettura e scrittura delle mail
  • Quando e come leggere le mail in arrivo.
  • Come e se rispondere alle mail in arrivo
  • Quando scrivere e quando non scrivere una mail
  • Addio ai destinatari di troppo
  • A chi scrivere e perché: il ruolo dei destinatari
  • Deontologia della copia palese e della copia nascosta
  • Le insidie nascoste nell’inoltrare una mail
  • Addio al mito dell’Inbox Zero
  • Archiviare le email
  • Come evitare di essere sommersi da mail inutili
  • Aspetti tecnologici per ridurre perdite di tempo nella gestione della propria casella di posta elettronica: priorità, cluster, spamming, posta secondaria, ecc…
  • Trappole e potere dello smartphone

Migliorare i contenuti e scrivere in modo efficace ed efficiente

  • Come scrivere correttamente una mail per ridurre tempi di comprensione altrui
  • Fondamenti della comunicazione scritta e caratteristiche della scrittura rapida
  • L’importanza dell’oggetto di una email, per chi scrive e per chi legge
  • La formattazione
  • Elementi costitutivi di un testo efficace: oggetto, introduzione, contenuto, conclusione
  • Tipi di messaggio: informativo, prescrittivo, interlocutorio o accompagnatorio?
  • Il tono del linguaggio connesso alle mail
  • La “netiquette” e le regole ancora da scrivere
  • Struttura a tre parti, piramidale e struttura chiaro scuro
  • Punteggiatura, maiuscole, abbreviazioni, acronimi
  • Allegati e link
  • Tecniche per la rilettura veloce
  • Perché rileggere sempre prima dell’invia
  • Le risposte automatiche ed i template già costruiti in anticipo
  • L’inglese superfluo e l’inglese indispensabile

Contromisure aziendali all’incremento della circolazione delle mail

  • Quante mail posso scrivere ogni giorno?
  • Posso scriverle in qualsiasi ora del giorno e della settimana?
  • Posso veramente inserire chi e quanti voglio tra i destinatari delle mie mail?
  • È proprio necessario usare l’email come comunicazione interna?
  • I momenti del silenzio
  • La gestione del cambiamento culturale
  • Aspetti tecnologici ed infrastrutturali per ridurre l’impatto delle mail in azienda

Sperimenterete

  • Come ridurre il numero di mail ricevute e spedite ogni giorno
  • Lettura e comprensione di messaggi di posta elettronica particolarmente intricati
  • Miglioramento sostanziale e formale di un messaggio inefficace
  • Valutazione di pericoli e opportunità nell’inoltro di una email.
  • Ricostruzione di un messaggio complesso in una rete di comunicazione via e-mail