Sei strategie per contrastare lo stress lavorativo

Tutti abbiamo sperimentato direttamente in prima persona la difficoltà di concentrazione, lo spreco di energie, il rischio di trascurare informazioni rilevanti per la nostra attività a causa del costante multitasking a cui ci sottoponiamo. Siamo condizionati da una quantità eccessiva di informazioni: flusso continuo di email, telefonate e riunioni che vanificano costantemente tutti gli sforzi per lavorare senza stress.

Il rapporto Global Mobile Consumer Survey 2016 di Deloitte fotografa un’Italia sempre più dipendente dai dispositivi smartphone e imprenditori e lavoratori in carriera non fanno certo eccezione. Tutt’altro.

Il cellulare mette zizzania fra vita privata e vita lavorativa. Rendersi sempre reperibili spinge a sacrificare il tempo libero e le ore di sonno per rispondere alle email di lavoro anche durante la notte.
I lavoratori in carriera usano lo smartphone continuamente negli orari lavorativi e ancor di più fuori orario, di notte e durante le proprie ferie.

In questo modo diventa davvero difficile riuscire a lavorare senza stress.
Ci si addormenta con il telefonino in mano e quando ci si alza nel mezzo della notte si risponde alle email personali (64%) ma soprattutto si legge (76%) e si risponde alle email di lavoro (83%). Il 57% dei lavoratori in carriera al mattino guarda immediatamente il cellulare e il 59% durante il giorno lo controlla oltre 200 volte.

Se l’obiettivo primario è riuscire a lavorare senza stress, o limitarne il carico, occorre risparmiare le energie che si tende invece a disperdere con attività ricorsive e non strettamente necessarie o ben focalizzate.

È necessario imparare ad allocare i tempi – attività preziosa per un vero e proprio processo di autoregolazione consapevole – e minimizzare le interruzioni.

Buone abitudini da coltivare

(Tratto dal libro “Innovazione Lean”, Hoepli 2012)

Sei principi, praticabili da chiunque e applicabili a qualsiasi progetto, per massimizzare gli sforzi intellettuali e produttivi e ridurre gli effetti negativi del multitasking:

#1 Pianificare per slot di tempo

Pianificare slot temporali in cui ci si occuperà di una sola attività favorisce la concentrazione, aumenta le prestazioni intellettuali e aiuta a lavorare senza stress. Nella fase di pianificazione dei lavori è importante ricordarsi di prevedere pause tra un’attività e l’altra, perché piani i serrati sono più frequentemente soggetti a situazioni di paralisi a causa di interruzioni anche minime o variabili esterne non prevedibili.

#2 Ridurre la quantità delle attività in corso
Impegnarsi su una sola attività per ogni singola porzione di tempo facilita la concentrazione e la fluidità, e soprattutto è garanzia di efficacia in termini di completamento dell’attività in corso.
Sforzarsi di suddividere tutto in piccoli blocchi e muoversi sempre a piccoli passi favorisce il successo delle nostre azioni.
Successo chiama successo, fallimento chiama fallimento.

#3 Cercare la massima concentrazione
Lo slot di tempo medio che ciascuna persona può impegnare alla massima produttività intellettuale è pari a 75 minuti. Pensare di concentrarsi più a lungo su un compito con il massimo sforzo è impensabile e dunque non è utile pianificare attività che coprano archi temporali più lunghi. Per perseguire il raggiungimento dei massimi risultati e uno stato di benessere che consenta di lavorare senza stress, il consiglio è suddividere le attività in blocchi della durata massima di un’ora ed escludere per quell’ora tutto il resto. Ritrovare la capacità di concentrarsi su una sola cosa per volta e inserire salvifiche e rigeneranti pause di circa quindici minuti aiuta il ritmo e predispone a un altro blocco ad altissima concentrazione.

#4 Creare routine e progettare buone abitudini
È importante che ogni persona e ogni team di lavoro costruisca le proprie routine, buone abitudini che consentano di far accadere quante più cose possibili con il minimo sforzo.
Si tratta di mettere in piedi, e continuare ad allenare e sostenere, un vero e proprio “battito cardiaco” del team di lavoro per aumentare la produttività e alleggerire lo stress causato dal caos del multitasking o del frequente e imprevisto cambio di direzione.
Ogni volta che si introduce ritmicità, in individui o gruppi, si guadagna in efficienza. Questo concetto è valido sia nella vita privata che nella conduzione di progetti professionali.

#5 Pianificare risultati e non attività
Non basta introdurre momenti routinari in cui il team si incontrerà: è importante impostarli non soltanto per discutere o fare delle attività, ma anche per verificare i risultati, intermedi e finali, delle singole attività. Il focus, dunque, passa dalla pianificazione dell’attività ai risultati dell’attività stessa.
Il risultato di un’attività di gruppo non può prescindere dal fornire ciò che serve, quando serve, nella quantità giusta e nel posto giusto. Ogni risorsa coinvolta nel progetto dovrebbe produrre solo ciò che gli viene richiesto, quando gli viene richiesto per facilitare la comunicazione e l’efficacia, per fare la cosa giusta al momento giusto e nella quantità giusta.

#6 Arginare i sovraccarichi di lavoro
Cosa si rischia quando ci si trova a essere al limite delle capacità? La performance del singolo, ma anche dei gruppi di lavoro, nel lungo termine verrà pesantemente influenzata in termini di durata, qualità e puntualità dalla sensazione di “soffocamento da attività”.
Per lavorare senza stress, e mantenere alte le prestazioni, pertanto è importante avere sempre sotto controllo il livello di sovraccarico personale e quello dei collaboratori.
Per fare questo diventa indispensabile imparare a gestire bene il proprio livello energetico, da quello fisico a quello mentale, evitando ad esempio di pianificare attività ad alta richiesta cognitiva in momenti serali o subito dopo altre attività “pesanti”.

In buona sostanza per contrastare lo stress bisogna imparare a rallentare nel breve termine, per acquisire velocità nel medio e lungo termine.